Workflow - Caso prático

Resultados do Software

Após o estudo das atividades e respetivos responsáveis foi elaborado através do sofware instalado, o Workflow relativo às atividades de ensino da ESEIG.

Na sequência da elaboração do Workflow das atividades de ensino da ESEIG, o software permite ao utilizador rever quais os passos realizados no planeamento, quem os realizou, se contém ou não documentos e a sua descrição. Por fim o software ainda contém a capacidade de ordenar os processos, alfabeticamente e numericamente, do plano das atividades. Durante a criação do Workflow é possível realizar revisões no plano, ou seja, é possível alterar os processos, adicionar processos ou elimina-los, ficando sempre registadas. 

Aplicação e Utilização do Software

O objetivo do trabalho era a realização de um processo de workflow para o plano de atividades de ensino da ESEIG. Para tal, foi instalada a aplicação Workflow Designer de modo a criar o fluxo de trabalho para essas atividades através da consulta do ficheiro ESEIG-GGQ-PR02. Este ficheiro diz respeito, como referido anteriormente, ao plano de atividades de ensino da ESEIG e tem como função assegurar os recursos (humanos e materiais) indispensáveis à realização das atividades de ensino.

Workflow Designer

O software de gestão documental escolhido pelo grupo para a realização do trabalho foi o software “Workflow Designer” da empresa Workflow Connect. Este software possibilita:

·         Mapeamento do fluxo de trabalho através de gráficos rápidos e apelativos, processos de colaboração textual;

·         Cópia total do documento criado;

·         Utilização na web sendo um software open source;

·         Desenho automático com variados modelos de personalização;

·         Utilização de ferramentas de formatação e gramática;

·         Inserir imagens e tabelas;

·         Importação de documentos criados no Microsoft Visio;

·         Impressão;

·         Visualização de tutoriais.

As suas maiores vantagens são a manutenção e facilidade em compreender os fluxos de trabalho da empresa/instituição; e criar, editar, partilhar e colaborar com outras entidades em todo o mundo.

Vantagens Sistemas de Gestão Documental

Os SGD visam facilitar a gestão de informação das organizações, atendendo à realidade do ambiente digital em que já se inserem. As principais vantagens que estes sistemas proporcionam são:

·         Melhor acessibilidade;

·         Fluxos de informação mais precisos e rápidos;

·         Melhoria da produtividade através da partilha de informação entre utilizadores;

·         Pesquisa e recuperação da informação mais rápida e eficiente;

·         Controlo de acesso através de permissões;

·         Redução de custos e espaço de armazenamento físico;

·         Notificação de tarefas e prazos;

·         Sistematização dos processos do ciclo de vida da informação, mantendo o histórico das versões dos documentos;

·         Criação fácil e económica de cópias de segurança;

·         Facilidade na tomada de decisão;

·         Capacidade de integração de documentação variada, quer em termos de tipologia quer em termos de formato. 

Funcionalidades Sistema de Gestão Documental

Na verdade o que realmente traz vantagem às organizações é o facto de os Sistemas de Gestão Documental (SGD) serem baseados na gestão integrada com base nos processos. Isto porque os SGD reúnem a gestão do sistema de informação e a gestão do sistema tecnológico da informação, e eventualmente a gestão da qualidade.

Funcionalidades

Nos SGD podem-se distinguir três funções: utilização e encaminhamento, segurança e administração. Estas funções agrupam, respetivamente, operações com o objetivo que a função propõe. A função de utilização e encaminhamento tem como objetivo promover a utilização da informação e facilidade de comunicação. As operações que esta função engloba são relativas à documentação e à sua gestão, sistematizando o ciclo de vida da informação e os processos diretamente relacionados com as suas etapas. Algumas operações são essenciais e portanto mais frequentemente usadas. São elas:

·         Formatação de matrizes de documentos (templates);

·         Catalogação e indexação dos documentos;

·         Classificação de edição (versão; data de revisão; estado de encaminhamento, impressão e arquivo);

·         Hierarquização documental (por intermédio de pastas);

·         Controlo de versões e revisão dos documentos;

·         Funcionalidades de trabalho colaborativo;

·         Recuperação da informação por atributos ou por conteúdo;

·         Encaminhamento dos documentos com possibilidade de inserção de comentários e validação;

·         Notificação de encaminhamento e calendarização de prazos sobre os documentos;

·         Registo de movimentação dos documentos;

·         Suporte de diversos tipos de documentação (texto, imagem, folha de cálculo) e de diferentes formatos (doc, pdf, jpg, xls).

A função de segurança tem como objetivo promover o controlo da acessibilidade e a confidencialidade da informação. As operações que esta função engloba são também relativas à documentação e à hierarquia documental, sistematizando os processos diretamente relacionados com as operações de acesso e comunicação. Mais uma vez há operações essenciais e frequentemente usadas. São elas:

·         Comunicação de dados encriptados;

·         Validação através de assinaturas digitais;

·         Perfis de utilizadores e controlo de permissões.

A função de administração tem como objetivo a gestão do sistema. As operações que esta função engloba são relativas à documentação, à hierarquia documental, aos processos dos workflows e aos utilizadores, ou seja, a todo o sistema. É na sistematização destes processos que entra a gestão da qualidade, já que os processos podem ser definidos com base nas diretrizes das normas de qualidade.

Em suma, as principais funcionalidades dos SGD são a acessibilidade, a produção documental, a pesquisa e recuperação da informação, a segurança, o controlo de versões e a notificação de alterações dos documentos.

Apresentação