Funcionalidades Sistema de Gestão Documental

Na verdade o que realmente traz vantagem às organizações é o facto de os Sistemas de Gestão Documental (SGD) serem baseados na gestão integrada com base nos processos. Isto porque os SGD reúnem a gestão do sistema de informação e a gestão do sistema tecnológico da informação, e eventualmente a gestão da qualidade.

Funcionalidades

Nos SGD podem-se distinguir três funções: utilização e encaminhamento, segurança e administração. Estas funções agrupam, respetivamente, operações com o objetivo que a função propõe. A função de utilização e encaminhamento tem como objetivo promover a utilização da informação e facilidade de comunicação. As operações que esta função engloba são relativas à documentação e à sua gestão, sistematizando o ciclo de vida da informação e os processos diretamente relacionados com as suas etapas. Algumas operações são essenciais e portanto mais frequentemente usadas. São elas:

·         Formatação de matrizes de documentos (templates);

·         Catalogação e indexação dos documentos;

·         Classificação de edição (versão; data de revisão; estado de encaminhamento, impressão e arquivo);

·         Hierarquização documental (por intermédio de pastas);

·         Controlo de versões e revisão dos documentos;

·         Funcionalidades de trabalho colaborativo;

·         Recuperação da informação por atributos ou por conteúdo;

·         Encaminhamento dos documentos com possibilidade de inserção de comentários e validação;

·         Notificação de encaminhamento e calendarização de prazos sobre os documentos;

·         Registo de movimentação dos documentos;

·         Suporte de diversos tipos de documentação (texto, imagem, folha de cálculo) e de diferentes formatos (doc, pdf, jpg, xls).

A função de segurança tem como objetivo promover o controlo da acessibilidade e a confidencialidade da informação. As operações que esta função engloba são também relativas à documentação e à hierarquia documental, sistematizando os processos diretamente relacionados com as operações de acesso e comunicação. Mais uma vez há operações essenciais e frequentemente usadas. São elas:

·         Comunicação de dados encriptados;

·         Validação através de assinaturas digitais;

·         Perfis de utilizadores e controlo de permissões.

A função de administração tem como objetivo a gestão do sistema. As operações que esta função engloba são relativas à documentação, à hierarquia documental, aos processos dos workflows e aos utilizadores, ou seja, a todo o sistema. É na sistematização destes processos que entra a gestão da qualidade, já que os processos podem ser definidos com base nas diretrizes das normas de qualidade.

Em suma, as principais funcionalidades dos SGD são a acessibilidade, a produção documental, a pesquisa e recuperação da informação, a segurança, o controlo de versões e a notificação de alterações dos documentos.