Os componentes fundamentais de um processo ou fluxo de
trabalho são as atividades. Atividades, por sua vez, pressupõem que existam responsáveis
que as executam, os documentos produzidos e consumidos durante a execução das
atividades, rotas que definem os destinos de cada fluxo de informação e regras
que devem ser respeitadas durante a execução das atividades.
Atividades
Uma atividade de um fluxo de trabalho
corresponde a uma etapa a ser executada dentro de um processo. É necessário que
os SGW (Sistemas de Gestão com Workflow) ofereçam recursos para a definição dos
dados das atividades como, por exemplo, o nome da atividade, objetivos,
instruções a serem seguidas durante a sua execução e os dados ou documentos
necessários para a sua realização
Responsáveis
Cada atividade deve ter pelo menos um responsável
pela sua realização. Esse responsável deve estar registado como utilizador do
SGW. A associação do responsável às atividades sob sua responsabilidade pode
ser realizada no momento da definição do fluxo de trabalho ou automaticamente
pelo SGW, caso ele conheça os perfis dos executores.
Os responsáveis podem ser indivíduos – utilizador do SGW – específicos
ou, idealmente, em função da típica rotatividade de pessoal nas organizações, devem
ser referenciados pelas suas funções. Um papel, representado por um responsável (classe de
indivíduos), caracteriza um conjunto de atributos (perfil) e um conjunto de
responsabilidades que os indivíduos que os desempenham devem possuir.
Indivíduos devem ser associados a papéis e estes, então, devem ser associados
às atividades. Um mesmo indivíduo pode representar vários papéis; um mesmo
papel pode ser representado por vários indivíduos. SGW podem permitir, ainda,
que sejam definidos grupos de indivíduos responsáveis pela execução de
atividades em processos.
Dentro de um grupo, cada indivíduo pode ainda ter um papel
definido. Atividades podem ainda ser executadas por agentes de software (ou agentes computacionais),
aplicações ou dispositivos quaisquer.
Regras
A definição de um fluxo de trabalho
compreende, também, a explicitação do encadeamento das atividades do processo.
Esse encadeamento ocorre, de um modo geral, segundo um gráfico orientado, onde
as atividades podem ser executadas em paralelo, segundo uma ordenação parcial,
e/ou sequencialmente.
Documentos e Formulários
Um item importante na definição de um fluxo de trabalho é a
especificação de quais as informações que irão fluir durante a execução dos
processos. Os documentos e demais artefactos manipulados ao longo da execução
dos processos poderão ser armazenados em pacotes
de trabalho. Os documentos podem ser consultados, alterados, armazenados
ou retirados dos pacotes de trabalho pelos executores das diversas atividades,
conforme regras e permissões definidos previamente.
Os formulários também podem ser rastreados ao longo da execução de um fluxo de
trabalho, onde cada executor é responsável pelo preenchimento/atualização de um
conjunto de informações.
A execução de qualquer atividade num
ambiente organizado pressupõe a aceitação e obediência a regras
pré-estabelecidas. A execução de atividades dever ser feita de forma
coordenada, envolvendo mais do que um responsável, as regras desempenham uma
função vital para a consecução do objetivo final de um processo.
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