Características
Um workflow é composto por estados, ações e
funções de transição que se articulam para definir um processo. Os estados são
as etapas do processo. Independentemente do número de estados que um workflow
tenha há dois que existem sempre: o estado inicial, aquando da entrada de um
documento, e o estado final, quando o workflow termina. Mesmo que o processo
seja simplesmente introdução de um documento e o seu armazenamento, existem os
dois estados referidos. Entende-se por estado o momento em que o fluxo está
parado, entre ações.
As ações são constituídas por tarefas que
devem ser realizadas para que o fluxo avance. Podem ser ações a ser realizadas
pelos colaboradores ou automáticas, que o próprio fluxo resolve, mas pressupõem
sempre o cumprimento de um ou mais objetivos.
As funções de transição são os resultados
das ações. Podem ser opções derivadas das ações ou simplesmente resultado das
tarefas que constituem as ações. Funcionam como uma ponte entre os estados.
Requisitos~
Segundo Hatoun (CARVALHO, 2008), os
requisitos típicos em sistemas de gestão baseados em workflows são:
·
Capacidade de tomada de decisão - o sistema deve
conseguir tomar decisões baseadas em conjuntos de regras pré-definidas. Nos
casos mais complexos que requeiram análise de dados é provável que a decisão
retornada não seja a definitiva, mas deve aproximar-se da mais conveniente;
·
Comunicação com sistemas externos ao workflow - o sistema deve permitir a
interação com outros sistemas;
·
Métodos de interação com pessoas - o sistema
deve permitir a aprovação ou validação manual;
·
Possibilidade de pausa e controlo do workflow - o sistema deve
possibilitar o controlo manual dos workflows, permitindo a pausa de estado e
interrupção do workflow, com possibilidade de retoma posterior. Este requisito
torna-se ainda mais importante quando os processos envolvem pessoas.
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