sexta-feira, 20 de março de 2015

Gestão Documental com Workflow

Os sistemas de workflow tiveram origem a partir das pesquisas em automação de escritórios nos anos 70. O principal foco destas pesquisas era oferecer soluções de como gerir, armazenar, compartilhar documentos em organizações, com vista à diminuição da manipulação de documentos em papel. A partir da década de 80, o principal objetivo da tecnologia de workflow passou a ser o de unir-se às chamadas “ilhas de trabalho e informação” individuais e personalizadas de cada membro (ou pequeno grupo de indivíduos) de uma organização, procurando a integração das ilhas através do fluxo do trabalho entre elas. Nessa época existia uma preocupação de como definir paradigmas e linguagens para a modelagem de processos de trabalho e como construir arquiteturas para a implementação de sistemas capazes de melhor interpretar e executar tais processos.

Nos anos 90, a tecnologia de sistemas de workflow evoluiu muito rapidamente, atuando, ao mesmo tempo, como causa e consequência do também rápido crescimento das infraestruturas de redes de computadores e dos ambientes para interação entre grupos que se formaram em torno dessas infraestruturas. As recentes questões relacionadas ao processamento distribuído e interoperabilidade entre aplicações trouxeram novos desafios à definição e construção de arquiteturas para sistemas de workflow. Hoje, a tecnologia de workflow alcança bem mais do que a redução do fluxo de documentos em papel nas organizações. Os conceitos e paradigmas de trabalho em grupo, protagonizados pelas pesquisas em CSCW (Computer Supported Collaborative Work - Trabalho Colaborativo Suportado por Computador) e groupware (agenda de conferências, correio eletrónico, vídeo conferência, por exemplo) influenciaram a definição destes sistemas como ferramentas para a coordenação do trabalho de equipas, impulsionando o seu desenvolvimento. Além disso, as necessidades de interação intra-organizacionais estenderam-se para níveis inter-organizacionais (Business-to-Business ou B2B), agora contando com o potencial da WWW. Esse facto levou as pesquisas em workflow a um novo patamar voltado para a definição de arquiteturas distribuídas de execução de processos.

O trabalho cooperativo, agora, é descentralizado, de forma a permitir:
  • Que cada parte do processo de workflow possa ser executada no local mais apropriado, usando os recursos disponíveis desse local;
  • Que cada componente ou fragmento do processo remoto possa progredir o mais independentemente possível dos outros processos com os quais é coordenado;
  • Que os dados locais, o estado de execução, as ferramentas e as demais partes do processo de workflow possam ser manuseados remotamente, de acordo com esquemas de segurança de acesso pré-definidos
A tendência de utilização de estações de trabalho com poderes de computação cada vez maiores e as infraestruturas de rede cada vez mais velozes e confiáveis, corroboram para a perpetuação do cenário acima descrito.

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