A partir da II Guerra Mundial, com o avanço da ciência e da tecnologia, a produção de documentos cresceu a níveis muito elevados que superaram em muito a capacidade de controlo e organização das empresas, que se viram forçadas a procurar soluções para a gestão destes acervos acumulados. A solução para resolver a acumulação de massas documentais, conhecidas como arquivos mortos, é um dos grandes desafios da arquivística.
Considera-se então a gestão de documentos como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolha para guarda permanente”. Analisando este conceito, pode-se extrair três importantes momentos na gestão documental que são a produção, utilização e avaliação para a determinação do destino destes documentos. Esta determinação deve ser baseada no plano de classificação instituído na empresa, que determinará os prazos que cada documento deve ser mantido em cada fase da sua vida documental, dependendo do momento em que o documento se encontra, será enviado para:
Considera-se então a gestão de documentos como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolha para guarda permanente”. Analisando este conceito, pode-se extrair três importantes momentos na gestão documental que são a produção, utilização e avaliação para a determinação do destino destes documentos. Esta determinação deve ser baseada no plano de classificação instituído na empresa, que determinará os prazos que cada documento deve ser mantido em cada fase da sua vida documental, dependendo do momento em que o documento se encontra, será enviado para:
• Arquivo corrente - é aquele em que os documentos são frequentemente utilizados. Neste momento o arquivo responde muitas vezes pela receção, registo, distribuição, expedição e arquivamento dos documentos.
• Arquivo intermediário - neste momento os documentos não se encontram em uso corrente, e o seu arquivamento é transitório e a função deste arquivo é principalmente assegurar a preservação, guardando temporariamente e aguardando o cumprimento dos prazos estabelecidos pelas comissões de análise sendo eliminado ou guardado definitivamente, para fins de prova ou pesquisa.
• Arquivo permanente - Tem como função reunir, conservar, descrever e facilitar a consulta de documentos oficiais não-correntes, tornando-os acessíveis e úteis no momento em que são solicitados, seja para atividades administrativas ou históricas.
SANTOS LOPES, Uberdan dos. - Arquivos e organizações na gestão documental. Biblioteconomia em Santa Catarina, v. 8/9, p. 118, 2003/2004.
Sem comentários:
Enviar um comentário