Workflow e as Organizações

Workflow refere-se a fluxo de trabalho e segundo (CUNHA, 2009) “Um workflow é a automatização de um processo de negócio, no todo ou em parte, durante o qual documentos, informação e tarefas são passados de um participante (recurso computacional ou humano) para outro, de acordo com um conjunto de regras e procedimentos.” Esta definição foi apresentada pela Workflow Management Coalition, criada em 1993.

A importância dos workflows evidencia-se na sua própria definição: sistematizar as etapas de um processo. Os processos são a base dos sistemas de gestão documental, e para garantir o bom funcionamento dos sistemas os processos têm de estar bem estruturados e regularizados. No caso de processos estritamente documentais é fácil entender o contributo dos workflows na gestão documental. Mas a maioria dos processos envolve tarefas não documentais, ou seja, tarefas que não se baseiam em documentação, porque a informação está sempre presente

A gestão documental através de workflows pode trazer benefícios efetivos às organizações. No decorrer normal do funcionamento de uma organização há inúmeros processos que se repetem consecutivamente. E nesses processos, mais cedo ou mais tarde, são utilizados documentos, muitas vezes produzidos pela própria organização. Sistematizar esses processos torna-os mais eficientes e com mais qualidade.

Uma organização com consciência da informação que tem ganha uma nova capacidade de se gerir, além das muitas vantagens. A gestão por processos vem trazer uma nova realidade às organizações com a rentabilização do tempo e do espaço, porque uma vez sistematizados os processos são claros e é possível saber as tarefas de cada um e acompanhar o decorrer das atividades. Torna-se também fácil de identificar entraves e dificuldades analisando que fases são mais rápidas ou mais lentas.

A imagem em baixo representa o modelo de referência para sistemas de workflow, criado pela Workflow Management Coalition. Este está dividido em cinco interfaces, sendo elas as seguintes:nterface 1 - relaciona as ferramentas de definição de processos com os serviços de execução de workflow;

·         Interface 1 - relaciona as ferramentas de definição de processos com os serviços de execução de workflow;

·         Interface 2 - trata de coordenar as aplicações de clientes e gestão das tarefas destes, sendo destinada ao utilizador final;

·    Interface 3 - gere as aplicações invocadas pelo sistema de workflows, como por exemplo, serviços de fax ou correio eletrónico;

·     Interface 4 - trata dos outros serviços de execução de workflow, ou seja, gere a compatibilidade entre produtos de fabricantes diferentes.

·         Interface 5 - inclui as ferramentas de administração e monitorização. Esta interface controla os próprios processos.

Deste modo, as cinco interfaces identificadas, trabalham independentemente umas das outras, mas coordenadas. Cada uma contribui para o funcionamento das restantes, e sem uma delas o sistema não funciona, apesar de se debruçarem sobre aspetos muito diferentes. O modelo aplicado na sua totalidade serve de base para sistemas de workflow aplicáveis a praticamente todas as organizações e passíveis de compatibilidade com a maioria dos sistemas de informação.