Resultados do Software

Após o estudo das atividades e respetivos responsáveis foi elaborado através do sofware instalado, o Workflow relativo às atividades de ensino da ESEIG.

Na sequência da elaboração do Workflow das atividades de ensino da ESEIG, o software permite ao utilizador rever quais os passos realizados no planeamento, quem os realizou, se contém ou não documentos e a sua descrição. Por fim o software ainda contém a capacidade de ordenar os processos, alfabeticamente e numericamente, do plano das atividades. Durante a criação do Workflow é possível realizar revisões no plano, ou seja, é possível alterar os processos, adicionar processos ou elimina-los, ficando sempre registadas. 

Aplicação e Utilização do Software

O objetivo do trabalho era a realização de um processo de workflow para o plano de atividades de ensino da ESEIG. Para tal, foi instalada a aplicação Workflow Designer de modo a criar o fluxo de trabalho para essas atividades através da consulta do ficheiro ESEIG-GGQ-PR02. Este ficheiro diz respeito, como referido anteriormente, ao plano de atividades de ensino da ESEIG e tem como função assegurar os recursos (humanos e materiais) indispensáveis à realização das atividades de ensino.

Workflow Designer

O software de gestão documental escolhido pelo grupo para a realização do trabalho foi o software “Workflow Designer” da empresa Workflow Connect. Este software possibilita:

·         Mapeamento do fluxo de trabalho através de gráficos rápidos e apelativos, processos de colaboração textual;

·         Cópia total do documento criado;

·         Utilização na web sendo um software open source;

·         Desenho automático com variados modelos de personalização;

·         Utilização de ferramentas de formatação e gramática;

·         Inserir imagens e tabelas;

·         Importação de documentos criados no Microsoft Visio;

·         Impressão;

·         Visualização de tutoriais.

As suas maiores vantagens são a manutenção e facilidade em compreender os fluxos de trabalho da empresa/instituição; e criar, editar, partilhar e colaborar com outras entidades em todo o mundo.

Vantagens Sistemas de Gestão Documental

Os SGD visam facilitar a gestão de informação das organizações, atendendo à realidade do ambiente digital em que já se inserem. As principais vantagens que estes sistemas proporcionam são:

·         Melhor acessibilidade;

·         Fluxos de informação mais precisos e rápidos;

·         Melhoria da produtividade através da partilha de informação entre utilizadores;

·         Pesquisa e recuperação da informação mais rápida e eficiente;

·         Controlo de acesso através de permissões;

·         Redução de custos e espaço de armazenamento físico;

·         Notificação de tarefas e prazos;

·         Sistematização dos processos do ciclo de vida da informação, mantendo o histórico das versões dos documentos;

·         Criação fácil e económica de cópias de segurança;

·         Facilidade na tomada de decisão;

·         Capacidade de integração de documentação variada, quer em termos de tipologia quer em termos de formato. 

Funcionalidades Sistema de Gestão Documental

Na verdade o que realmente traz vantagem às organizações é o facto de os Sistemas de Gestão Documental (SGD) serem baseados na gestão integrada com base nos processos. Isto porque os SGD reúnem a gestão do sistema de informação e a gestão do sistema tecnológico da informação, e eventualmente a gestão da qualidade.

Funcionalidades

Nos SGD podem-se distinguir três funções: utilização e encaminhamento, segurança e administração. Estas funções agrupam, respetivamente, operações com o objetivo que a função propõe. A função de utilização e encaminhamento tem como objetivo promover a utilização da informação e facilidade de comunicação. As operações que esta função engloba são relativas à documentação e à sua gestão, sistematizando o ciclo de vida da informação e os processos diretamente relacionados com as suas etapas. Algumas operações são essenciais e portanto mais frequentemente usadas. São elas:

·         Formatação de matrizes de documentos (templates);

·         Catalogação e indexação dos documentos;

·         Classificação de edição (versão; data de revisão; estado de encaminhamento, impressão e arquivo);

·         Hierarquização documental (por intermédio de pastas);

·         Controlo de versões e revisão dos documentos;

·         Funcionalidades de trabalho colaborativo;

·         Recuperação da informação por atributos ou por conteúdo;

·         Encaminhamento dos documentos com possibilidade de inserção de comentários e validação;

·         Notificação de encaminhamento e calendarização de prazos sobre os documentos;

·         Registo de movimentação dos documentos;

·         Suporte de diversos tipos de documentação (texto, imagem, folha de cálculo) e de diferentes formatos (doc, pdf, jpg, xls).

A função de segurança tem como objetivo promover o controlo da acessibilidade e a confidencialidade da informação. As operações que esta função engloba são também relativas à documentação e à hierarquia documental, sistematizando os processos diretamente relacionados com as operações de acesso e comunicação. Mais uma vez há operações essenciais e frequentemente usadas. São elas:

·         Comunicação de dados encriptados;

·         Validação através de assinaturas digitais;

·         Perfis de utilizadores e controlo de permissões.

A função de administração tem como objetivo a gestão do sistema. As operações que esta função engloba são relativas à documentação, à hierarquia documental, aos processos dos workflows e aos utilizadores, ou seja, a todo o sistema. É na sistematização destes processos que entra a gestão da qualidade, já que os processos podem ser definidos com base nas diretrizes das normas de qualidade.

Em suma, as principais funcionalidades dos SGD são a acessibilidade, a produção documental, a pesquisa e recuperação da informação, a segurança, o controlo de versões e a notificação de alterações dos documentos.

Apresentação

Componentes do Workflow

Os componentes fundamentais de um processo ou fluxo de trabalho são as atividades. Atividades, por sua vez, pressupõem que existam responsáveis que as executam, os documentos produzidos e consumidos durante a execução das atividades, rotas que definem os destinos de cada fluxo de informação e regras que devem ser respeitadas durante a execução das atividades.

Atividades

Uma atividade de um fluxo de trabalho corresponde a uma etapa a ser executada dentro de um processo. É necessário que os SGW (Sistemas de Gestão com Workflow) ofereçam recursos para a definição dos dados das atividades como, por exemplo, o nome da atividade, objetivos, instruções a serem seguidas durante a sua execução e os dados ou documentos necessários para a sua realização

Responsáveis

Cada atividade deve ter pelo menos um responsável pela sua realização. Esse responsável deve estar registado como utilizador do SGW. A associação do responsável às atividades sob sua responsabilidade pode ser realizada no momento da definição do fluxo de trabalho ou automaticamente pelo SGW, caso ele conheça os perfis dos executores.

Os responsáveis podem ser indivíduos – utilizador do SGW – específicos ou, idealmente, em função da típica rotatividade de pessoal nas organizações, devem ser referenciados pelas suas funções. Um papel, representado por um responsável (classe de indivíduos), caracteriza um conjunto de atributos (perfil) e um conjunto de responsabilidades que os indivíduos que os desempenham devem possuir. Indivíduos devem ser associados a papéis e estes, então, devem ser associados às atividades. Um mesmo indivíduo pode representar vários papéis; um mesmo papel pode ser representado por vários indivíduos. SGW podem permitir, ainda, que sejam definidos grupos de indivíduos responsáveis pela execução de atividades em processos.

Dentro de um grupo, cada indivíduo pode ainda ter um papel definido. Atividades podem ainda ser executadas por agentes de software (ou agentes computacionais), aplicações ou dispositivos quaisquer.

Regras

A definição de um fluxo de trabalho compreende, também, a explicitação do encadeamento das atividades do processo. Esse encadeamento ocorre, de um modo geral, segundo um gráfico orientado, onde as atividades podem ser executadas em paralelo, segundo uma ordenação parcial, e/ou sequencialmente.

 Documentos e Formulários

Um item importante na definição de um fluxo de trabalho é a especificação de quais as informações que irão fluir durante a execução dos processos. Os documentos e demais artefactos manipulados ao longo da execução dos processos poderão ser armazenados em pacotes de trabalho. Os documentos podem ser consultados, alterados, armazenados ou retirados dos pacotes de trabalho pelos executores das diversas atividades, conforme regras e permissões definidos previamente. Os formulários também podem ser rastreados ao longo da execução de um fluxo de trabalho, onde cada executor é responsável pelo preenchimento/atualização de um conjunto de informações.

A execução de qualquer atividade num ambiente organizado pressupõe a aceitação e obediência a regras pré-estabelecidas. A execução de atividades dever ser feita de forma coordenada, envolvendo mais do que um responsável, as regras desempenham uma função vital para a consecução do objetivo final de um processo.