Carateristicas e Requisitos dos Workflows

Características

Um workflow é composto por estados, ações e funções de transição que se articulam para definir um processo. Os estados são as etapas do processo. Independentemente do número de estados que um workflow tenha há dois que existem sempre: o estado inicial, aquando da entrada de um documento, e o estado final, quando o workflow termina. Mesmo que o processo seja simplesmente introdução de um documento e o seu armazenamento, existem os dois estados referidos. Entende-se por estado o momento em que o fluxo está parado, entre ações.

As ações são constituídas por tarefas que devem ser realizadas para que o fluxo avance. Podem ser ações a ser realizadas pelos colaboradores ou automáticas, que o próprio fluxo resolve, mas pressupõem sempre o cumprimento de um ou mais objetivos.

As funções de transição são os resultados das ações. Podem ser opções derivadas das ações ou simplesmente resultado das tarefas que constituem as ações. Funcionam como uma ponte entre os estados.

Requisitos~

Segundo Hatoun (CARVALHO, 2008), os requisitos típicos em sistemas de gestão baseados em workflows são:

·         Capacidade de tomada de decisão - o sistema deve conseguir tomar decisões baseadas em conjuntos de regras pré-definidas. Nos casos mais complexos que requeiram análise de dados é provável que a decisão retornada não seja a definitiva, mas deve aproximar-se da mais conveniente;

·         Comunicação com sistemas externos ao workflow - o sistema deve permitir a interação com outros sistemas;

·         Métodos de interação com pessoas - o sistema deve permitir a aprovação ou validação manual;

·         Possibilidade de pausa e controlo do workflow - o sistema deve possibilitar o controlo manual dos workflows, permitindo a pausa de estado e interrupção do workflow, com possibilidade de retoma posterior. Este requisito torna-se ainda mais importante quando os processos envolvem pessoas. 

Workflow e as Organizações

Workflow refere-se a fluxo de trabalho e segundo (CUNHA, 2009) “Um workflow é a automatização de um processo de negócio, no todo ou em parte, durante o qual documentos, informação e tarefas são passados de um participante (recurso computacional ou humano) para outro, de acordo com um conjunto de regras e procedimentos.” Esta definição foi apresentada pela Workflow Management Coalition, criada em 1993.

A importância dos workflows evidencia-se na sua própria definição: sistematizar as etapas de um processo. Os processos são a base dos sistemas de gestão documental, e para garantir o bom funcionamento dos sistemas os processos têm de estar bem estruturados e regularizados. No caso de processos estritamente documentais é fácil entender o contributo dos workflows na gestão documental. Mas a maioria dos processos envolve tarefas não documentais, ou seja, tarefas que não se baseiam em documentação, porque a informação está sempre presente

A gestão documental através de workflows pode trazer benefícios efetivos às organizações. No decorrer normal do funcionamento de uma organização há inúmeros processos que se repetem consecutivamente. E nesses processos, mais cedo ou mais tarde, são utilizados documentos, muitas vezes produzidos pela própria organização. Sistematizar esses processos torna-os mais eficientes e com mais qualidade.

Uma organização com consciência da informação que tem ganha uma nova capacidade de se gerir, além das muitas vantagens. A gestão por processos vem trazer uma nova realidade às organizações com a rentabilização do tempo e do espaço, porque uma vez sistematizados os processos são claros e é possível saber as tarefas de cada um e acompanhar o decorrer das atividades. Torna-se também fácil de identificar entraves e dificuldades analisando que fases são mais rápidas ou mais lentas.

A imagem em baixo representa o modelo de referência para sistemas de workflow, criado pela Workflow Management Coalition. Este está dividido em cinco interfaces, sendo elas as seguintes:nterface 1 - relaciona as ferramentas de definição de processos com os serviços de execução de workflow;

·         Interface 1 - relaciona as ferramentas de definição de processos com os serviços de execução de workflow;

·         Interface 2 - trata de coordenar as aplicações de clientes e gestão das tarefas destes, sendo destinada ao utilizador final;

·    Interface 3 - gere as aplicações invocadas pelo sistema de workflows, como por exemplo, serviços de fax ou correio eletrónico;

·     Interface 4 - trata dos outros serviços de execução de workflow, ou seja, gere a compatibilidade entre produtos de fabricantes diferentes.

·         Interface 5 - inclui as ferramentas de administração e monitorização. Esta interface controla os próprios processos.

Deste modo, as cinco interfaces identificadas, trabalham independentemente umas das outras, mas coordenadas. Cada uma contribui para o funcionamento das restantes, e sem uma delas o sistema não funciona, apesar de se debruçarem sobre aspetos muito diferentes. O modelo aplicado na sua totalidade serve de base para sistemas de workflow aplicáveis a praticamente todas as organizações e passíveis de compatibilidade com a maioria dos sistemas de informação.

Gestão Documental com Workflow

Os sistemas de workflow tiveram origem a partir das pesquisas em automação de escritórios nos anos 70. O principal foco destas pesquisas era oferecer soluções de como gerir, armazenar, compartilhar documentos em organizações, com vista à diminuição da manipulação de documentos em papel. A partir da década de 80, o principal objetivo da tecnologia de workflow passou a ser o de unir-se às chamadas “ilhas de trabalho e informação” individuais e personalizadas de cada membro (ou pequeno grupo de indivíduos) de uma organização, procurando a integração das ilhas através do fluxo do trabalho entre elas. Nessa época existia uma preocupação de como definir paradigmas e linguagens para a modelagem de processos de trabalho e como construir arquiteturas para a implementação de sistemas capazes de melhor interpretar e executar tais processos.

Nos anos 90, a tecnologia de sistemas de workflow evoluiu muito rapidamente, atuando, ao mesmo tempo, como causa e consequência do também rápido crescimento das infraestruturas de redes de computadores e dos ambientes para interação entre grupos que se formaram em torno dessas infraestruturas. As recentes questões relacionadas ao processamento distribuído e interoperabilidade entre aplicações trouxeram novos desafios à definição e construção de arquiteturas para sistemas de workflow. Hoje, a tecnologia de workflow alcança bem mais do que a redução do fluxo de documentos em papel nas organizações. Os conceitos e paradigmas de trabalho em grupo, protagonizados pelas pesquisas em CSCW (Computer Supported Collaborative Work - Trabalho Colaborativo Suportado por Computador) e groupware (agenda de conferências, correio eletrónico, vídeo conferência, por exemplo) influenciaram a definição destes sistemas como ferramentas para a coordenação do trabalho de equipas, impulsionando o seu desenvolvimento. Além disso, as necessidades de interação intra-organizacionais estenderam-se para níveis inter-organizacionais (Business-to-Business ou B2B), agora contando com o potencial da WWW. Esse facto levou as pesquisas em workflow a um novo patamar voltado para a definição de arquiteturas distribuídas de execução de processos.

O trabalho cooperativo, agora, é descentralizado, de forma a permitir:

• Que cada parte do processo de workflow possa ser executada no local mais apropriado, usando os recursos disponíveis desse local;
• Que cada componente ou fragmento do processo remoto possa progredir o mais independentemente possível dos outros processos com os quais é coordenado;
• Que os dados locais, o estado de execução, as ferramentas e as demais partes do processo de workflow possam ser manuseados remotamente, de acordo com esquemas de segurança de acesso pré-definidos

A tendência de utilização de estações de trabalho com poderes de computação cada vez maiores e as infraestruturas de rede cada vez mais velozes e confiáveis, corroboram para a perpetuação do cenário acima descrito.

Gestão Documental

    A partir da II Guerra Mundial, com o avanço da ciência e da tecnologia, a produção de documentos cresceu a níveis muito elevados que superaram em muito a capacidade de controlo e organização das empresas, que se viram forçadas a procurar soluções para a gestão destes acervos acumulados. A solução para resolver a acumulação de massas documentais, conhecidas como arquivos mortos, é um dos grandes desafios da arquivística.

  Considera-se então a gestão de documentos como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolha para guarda permanente”. Analisando este conceito, pode-se extrair três importantes momentos na gestão documental que são a produção, utilização e avaliação para a determinação do destino destes documentos. Esta determinação deve ser baseada no plano de classificação instituído na empresa, que determinará os prazos que cada documento deve ser mantido em cada fase da sua vida documental, dependendo do momento em que o documento se encontra, será enviado para: 

• Arquivo corrente - é aquele em que os documentos são frequentemente utilizados. Neste momento o arquivo responde muitas vezes pela receção, registo, distribuição, expedição e arquivamento dos documentos. 

• Arquivo intermediário - neste momento os documentos não se encontram em uso corrente, e o seu arquivamento é transitório e a função deste arquivo é principalmente assegurar a preservação, guardando temporariamente e aguardando o cumprimento dos prazos estabelecidos pelas comissões de análise sendo eliminado ou guardado definitivamente, para fins de prova ou pesquisa. 

• Arquivo permanente - Tem como função reunir, conservar, descrever e facilitar a consulta de documentos oficiais não-correntes, tornando-os acessíveis e úteis no momento em que são solicitados, seja para atividades administrativas ou históricas.

SANTOS LOPES, Uberdan dos. - Arquivos e organizações na gestão documental. Biblioteconomia em Santa Catarina, v. 8/9, p. 118, 2003/2004. 

13 de Março

No dia 13/03/2015 o grupo:

• criou, organizou e elaborou a planificação e distribuição das tarefas que este vai realizar ao longo do projeto, tarefas estas que podem ser divididas ou não pelos dois elementos do grupo.
  
• no mesmo dia o grupo criou o blogue para o projeto, que servirá de diário de bordo, pois os elementos do grupo irão publicar diariamente os assuntos estudados. 

Em baixo colocamos a planificação que o grupo criou.

Actividades	Datas	Responsável
Criação da planificação e distribuição de tarefas;	Inicio: 12/03/15	Grupo
Criação do Blog;	Inicio: 12/03/15	Grupo
Revisão da lieratura sobre a gestão documental nas organizações incluindo os sistemas de gestão documental;	Inicio: 12/03/15 Fim: 26/03/15	Eugénio Machado
Revisão de literatura sobre a gestão documental com Workflow;	Inicio: 12/03/15 Fim: 26/03/15	Fábio Pinto
Revisão de literatura sobre o software de gestão documental;	Inicio: 12/03/15 Fim: 26/03/15	Fábio Pinto
Revisão de literatura sobre software de gestão documental com o Workflow;	Inicio: 12/03/15 Fim: 26/03/15	Eugénio Machado
Identificar critérios da gestão documental, e classificando-os;	Inicio: 27/03/15 Fim: 04/04/15	Fábio Pinto
Identificar critérios da gestão documental com workflow, classificando-os;	Inicio: 27/03/15 Fim: 04/04/15	Eugénio Machado
Definir os Workflows para o processamento/planeamento das actividades de ensino da ESEIG;	Inicio: 05/04/15 Fim: 11/04/15	Fábio Pinto
Produzir manual do software utilizado com descrição sobre instalação, parametrização e funcionalidades;	Inicio: 12/04/15 Fim: 26/04/15	Grupo
Produzir manual do utilizador de todas as funcionalidades do sistema de gestão documental com o workflow;	Inicio: 26/04/15 Fim: 10/05/15	Grupo
Organizar, com os restantes grupos, a sessão de apresentação dos projectos;	Inicio: 12/05/15 Fim: 11/06/15	Grupo + Turma
Divulgar a sessão junto da comunidade da escola da ESEIG;	Inicio: 12/05/15 Fim: 11/06/15	Grupo + Turma
Criação de um powerpoint para a primeira apresentação intercalar;	Inicio: 12/03/15 Fim: 09/04/15	Grupo
Primeira apresentação;	Data: 09/04/15	Grupo
Criação de um powerpoint para a segunda apresentação intercalar;	Inicio: 09/04/15 Fim: 21/05/15	Grupo
Segunda apresentação;	Data: 21/05/15	Grupo
Relatório final	Inicio: Ao longo do projeto Fim: 12/06/15	Grupo
Diário de bordo (Blogue)	Ao longo do projeto	Grupo
Poster	Inicio: 22/05/15 Fim: 12/06/15	Grupo
Artigo científico	Inicio: Ao longo do projeto Fim: 12/06/15	Grupo
Apresentação do PowerPoint	Inicio: Ao longo do projeto Fim: 12/06/15	Grupo

Objectivo

Este trabalho surge no âmbito da unidade curricular Projeto de Biblioteca leccionada no terceiro ano da licenciatura de Ciências Tecnologias da Documentação e Informação.

Tem como objectivo estudar os sistemas de gestão documental com Workflow. Este blogue funciona como um diário de bordo das tarefas realizadas.

Sistemas de gestão documental com Workflow

Projeto de Biblioteca

Sistemas de Gestão Documental com Workflow

Realizado por:
Eugénio Machado Nº9110042

Fábio Pinto Nº9110049