Workflow - Caso prático

Resultados do Software

Após o estudo das atividades e respetivos responsáveis foi elaborado através do sofware instalado, o Workflow relativo às atividades de ensino da ESEIG.

Na sequência da elaboração do Workflow das atividades de ensino da ESEIG, o software permite ao utilizador rever quais os passos realizados no planeamento, quem os realizou, se contém ou não documentos e a sua descrição. Por fim o software ainda contém a capacidade de ordenar os processos, alfabeticamente e numericamente, do plano das atividades. Durante a criação do Workflow é possível realizar revisões no plano, ou seja, é possível alterar os processos, adicionar processos ou elimina-los, ficando sempre registadas. 

Aplicação e Utilização do Software

O objetivo do trabalho era a realização de um processo de workflow para o plano de atividades de ensino da ESEIG. Para tal, foi instalada a aplicação Workflow Designer de modo a criar o fluxo de trabalho para essas atividades através da consulta do ficheiro ESEIG-GGQ-PR02. Este ficheiro diz respeito, como referido anteriormente, ao plano de atividades de ensino da ESEIG e tem como função assegurar os recursos (humanos e materiais) indispensáveis à realização das atividades de ensino.

Workflow Designer

O software de gestão documental escolhido pelo grupo para a realização do trabalho foi o software “Workflow Designer” da empresa Workflow Connect. Este software possibilita:

·         Mapeamento do fluxo de trabalho através de gráficos rápidos e apelativos, processos de colaboração textual;

·         Cópia total do documento criado;

·         Utilização na web sendo um software open source;

·         Desenho automático com variados modelos de personalização;

·         Utilização de ferramentas de formatação e gramática;

·         Inserir imagens e tabelas;

·         Importação de documentos criados no Microsoft Visio;

·         Impressão;

·         Visualização de tutoriais.

As suas maiores vantagens são a manutenção e facilidade em compreender os fluxos de trabalho da empresa/instituição; e criar, editar, partilhar e colaborar com outras entidades em todo o mundo.

Vantagens Sistemas de Gestão Documental

Os SGD visam facilitar a gestão de informação das organizações, atendendo à realidade do ambiente digital em que já se inserem. As principais vantagens que estes sistemas proporcionam são:

·         Melhor acessibilidade;

·         Fluxos de informação mais precisos e rápidos;

·         Melhoria da produtividade através da partilha de informação entre utilizadores;

·         Pesquisa e recuperação da informação mais rápida e eficiente;

·         Controlo de acesso através de permissões;

·         Redução de custos e espaço de armazenamento físico;

·         Notificação de tarefas e prazos;

·         Sistematização dos processos do ciclo de vida da informação, mantendo o histórico das versões dos documentos;

·         Criação fácil e económica de cópias de segurança;

·         Facilidade na tomada de decisão;

·         Capacidade de integração de documentação variada, quer em termos de tipologia quer em termos de formato. 

Funcionalidades Sistema de Gestão Documental

Na verdade o que realmente traz vantagem às organizações é o facto de os Sistemas de Gestão Documental (SGD) serem baseados na gestão integrada com base nos processos. Isto porque os SGD reúnem a gestão do sistema de informação e a gestão do sistema tecnológico da informação, e eventualmente a gestão da qualidade.

Funcionalidades

Nos SGD podem-se distinguir três funções: utilização e encaminhamento, segurança e administração. Estas funções agrupam, respetivamente, operações com o objetivo que a função propõe. A função de utilização e encaminhamento tem como objetivo promover a utilização da informação e facilidade de comunicação. As operações que esta função engloba são relativas à documentação e à sua gestão, sistematizando o ciclo de vida da informação e os processos diretamente relacionados com as suas etapas. Algumas operações são essenciais e portanto mais frequentemente usadas. São elas:

·         Formatação de matrizes de documentos (templates);

·         Catalogação e indexação dos documentos;

·         Classificação de edição (versão; data de revisão; estado de encaminhamento, impressão e arquivo);

·         Hierarquização documental (por intermédio de pastas);

·         Controlo de versões e revisão dos documentos;

·         Funcionalidades de trabalho colaborativo;

·         Recuperação da informação por atributos ou por conteúdo;

·         Encaminhamento dos documentos com possibilidade de inserção de comentários e validação;

·         Notificação de encaminhamento e calendarização de prazos sobre os documentos;

·         Registo de movimentação dos documentos;

·         Suporte de diversos tipos de documentação (texto, imagem, folha de cálculo) e de diferentes formatos (doc, pdf, jpg, xls).

A função de segurança tem como objetivo promover o controlo da acessibilidade e a confidencialidade da informação. As operações que esta função engloba são também relativas à documentação e à hierarquia documental, sistematizando os processos diretamente relacionados com as operações de acesso e comunicação. Mais uma vez há operações essenciais e frequentemente usadas. São elas:

·         Comunicação de dados encriptados;

·         Validação através de assinaturas digitais;

·         Perfis de utilizadores e controlo de permissões.

A função de administração tem como objetivo a gestão do sistema. As operações que esta função engloba são relativas à documentação, à hierarquia documental, aos processos dos workflows e aos utilizadores, ou seja, a todo o sistema. É na sistematização destes processos que entra a gestão da qualidade, já que os processos podem ser definidos com base nas diretrizes das normas de qualidade.

Em suma, as principais funcionalidades dos SGD são a acessibilidade, a produção documental, a pesquisa e recuperação da informação, a segurança, o controlo de versões e a notificação de alterações dos documentos.

Apresentação

Componentes do Workflow

Os componentes fundamentais de um processo ou fluxo de trabalho são as atividades. Atividades, por sua vez, pressupõem que existam responsáveis que as executam, os documentos produzidos e consumidos durante a execução das atividades, rotas que definem os destinos de cada fluxo de informação e regras que devem ser respeitadas durante a execução das atividades.

Atividades

Uma atividade de um fluxo de trabalho corresponde a uma etapa a ser executada dentro de um processo. É necessário que os SGW (Sistemas de Gestão com Workflow) ofereçam recursos para a definição dos dados das atividades como, por exemplo, o nome da atividade, objetivos, instruções a serem seguidas durante a sua execução e os dados ou documentos necessários para a sua realização

Responsáveis

Cada atividade deve ter pelo menos um responsável pela sua realização. Esse responsável deve estar registado como utilizador do SGW. A associação do responsável às atividades sob sua responsabilidade pode ser realizada no momento da definição do fluxo de trabalho ou automaticamente pelo SGW, caso ele conheça os perfis dos executores.

Os responsáveis podem ser indivíduos – utilizador do SGW – específicos ou, idealmente, em função da típica rotatividade de pessoal nas organizações, devem ser referenciados pelas suas funções. Um papel, representado por um responsável (classe de indivíduos), caracteriza um conjunto de atributos (perfil) e um conjunto de responsabilidades que os indivíduos que os desempenham devem possuir. Indivíduos devem ser associados a papéis e estes, então, devem ser associados às atividades. Um mesmo indivíduo pode representar vários papéis; um mesmo papel pode ser representado por vários indivíduos. SGW podem permitir, ainda, que sejam definidos grupos de indivíduos responsáveis pela execução de atividades em processos.

Dentro de um grupo, cada indivíduo pode ainda ter um papel definido. Atividades podem ainda ser executadas por agentes de software (ou agentes computacionais), aplicações ou dispositivos quaisquer.

Regras

A definição de um fluxo de trabalho compreende, também, a explicitação do encadeamento das atividades do processo. Esse encadeamento ocorre, de um modo geral, segundo um gráfico orientado, onde as atividades podem ser executadas em paralelo, segundo uma ordenação parcial, e/ou sequencialmente.

 Documentos e Formulários

Um item importante na definição de um fluxo de trabalho é a especificação de quais as informações que irão fluir durante a execução dos processos. Os documentos e demais artefactos manipulados ao longo da execução dos processos poderão ser armazenados em pacotes de trabalho. Os documentos podem ser consultados, alterados, armazenados ou retirados dos pacotes de trabalho pelos executores das diversas atividades, conforme regras e permissões definidos previamente. Os formulários também podem ser rastreados ao longo da execução de um fluxo de trabalho, onde cada executor é responsável pelo preenchimento/atualização de um conjunto de informações.

A execução de qualquer atividade num ambiente organizado pressupõe a aceitação e obediência a regras pré-estabelecidas. A execução de atividades dever ser feita de forma coordenada, envolvendo mais do que um responsável, as regras desempenham uma função vital para a consecução do objetivo final de um processo.

Carateristicas e Requisitos dos Workflows

Características

Um workflow é composto por estados, ações e funções de transição que se articulam para definir um processo. Os estados são as etapas do processo. Independentemente do número de estados que um workflow tenha há dois que existem sempre: o estado inicial, aquando da entrada de um documento, e o estado final, quando o workflow termina. Mesmo que o processo seja simplesmente introdução de um documento e o seu armazenamento, existem os dois estados referidos. Entende-se por estado o momento em que o fluxo está parado, entre ações.

As ações são constituídas por tarefas que devem ser realizadas para que o fluxo avance. Podem ser ações a ser realizadas pelos colaboradores ou automáticas, que o próprio fluxo resolve, mas pressupõem sempre o cumprimento de um ou mais objetivos.

As funções de transição são os resultados das ações. Podem ser opções derivadas das ações ou simplesmente resultado das tarefas que constituem as ações. Funcionam como uma ponte entre os estados.

Requisitos~

Segundo Hatoun (CARVALHO, 2008), os requisitos típicos em sistemas de gestão baseados em workflows são:

·         Capacidade de tomada de decisão - o sistema deve conseguir tomar decisões baseadas em conjuntos de regras pré-definidas. Nos casos mais complexos que requeiram análise de dados é provável que a decisão retornada não seja a definitiva, mas deve aproximar-se da mais conveniente;

·         Comunicação com sistemas externos ao workflow - o sistema deve permitir a interação com outros sistemas;

·         Métodos de interação com pessoas - o sistema deve permitir a aprovação ou validação manual;

·         Possibilidade de pausa e controlo do workflow - o sistema deve possibilitar o controlo manual dos workflows, permitindo a pausa de estado e interrupção do workflow, com possibilidade de retoma posterior. Este requisito torna-se ainda mais importante quando os processos envolvem pessoas. 

Workflow e as Organizações

Workflow refere-se a fluxo de trabalho e segundo (CUNHA, 2009) “Um workflow é a automatização de um processo de negócio, no todo ou em parte, durante o qual documentos, informação e tarefas são passados de um participante (recurso computacional ou humano) para outro, de acordo com um conjunto de regras e procedimentos.” Esta definição foi apresentada pela Workflow Management Coalition, criada em 1993.

A importância dos workflows evidencia-se na sua própria definição: sistematizar as etapas de um processo. Os processos são a base dos sistemas de gestão documental, e para garantir o bom funcionamento dos sistemas os processos têm de estar bem estruturados e regularizados. No caso de processos estritamente documentais é fácil entender o contributo dos workflows na gestão documental. Mas a maioria dos processos envolve tarefas não documentais, ou seja, tarefas que não se baseiam em documentação, porque a informação está sempre presente

A gestão documental através de workflows pode trazer benefícios efetivos às organizações. No decorrer normal do funcionamento de uma organização há inúmeros processos que se repetem consecutivamente. E nesses processos, mais cedo ou mais tarde, são utilizados documentos, muitas vezes produzidos pela própria organização. Sistematizar esses processos torna-os mais eficientes e com mais qualidade.

Uma organização com consciência da informação que tem ganha uma nova capacidade de se gerir, além das muitas vantagens. A gestão por processos vem trazer uma nova realidade às organizações com a rentabilização do tempo e do espaço, porque uma vez sistematizados os processos são claros e é possível saber as tarefas de cada um e acompanhar o decorrer das atividades. Torna-se também fácil de identificar entraves e dificuldades analisando que fases são mais rápidas ou mais lentas.

A imagem em baixo representa o modelo de referência para sistemas de workflow, criado pela Workflow Management Coalition. Este está dividido em cinco interfaces, sendo elas as seguintes:nterface 1 - relaciona as ferramentas de definição de processos com os serviços de execução de workflow;

·         Interface 1 - relaciona as ferramentas de definição de processos com os serviços de execução de workflow;

·         Interface 2 - trata de coordenar as aplicações de clientes e gestão das tarefas destes, sendo destinada ao utilizador final;

·    Interface 3 - gere as aplicações invocadas pelo sistema de workflows, como por exemplo, serviços de fax ou correio eletrónico;

·     Interface 4 - trata dos outros serviços de execução de workflow, ou seja, gere a compatibilidade entre produtos de fabricantes diferentes.

·         Interface 5 - inclui as ferramentas de administração e monitorização. Esta interface controla os próprios processos.

Deste modo, as cinco interfaces identificadas, trabalham independentemente umas das outras, mas coordenadas. Cada uma contribui para o funcionamento das restantes, e sem uma delas o sistema não funciona, apesar de se debruçarem sobre aspetos muito diferentes. O modelo aplicado na sua totalidade serve de base para sistemas de workflow aplicáveis a praticamente todas as organizações e passíveis de compatibilidade com a maioria dos sistemas de informação.

Gestão Documental com Workflow

Os sistemas de workflow tiveram origem a partir das pesquisas em automação de escritórios nos anos 70. O principal foco destas pesquisas era oferecer soluções de como gerir, armazenar, compartilhar documentos em organizações, com vista à diminuição da manipulação de documentos em papel. A partir da década de 80, o principal objetivo da tecnologia de workflow passou a ser o de unir-se às chamadas “ilhas de trabalho e informação” individuais e personalizadas de cada membro (ou pequeno grupo de indivíduos) de uma organização, procurando a integração das ilhas através do fluxo do trabalho entre elas. Nessa época existia uma preocupação de como definir paradigmas e linguagens para a modelagem de processos de trabalho e como construir arquiteturas para a implementação de sistemas capazes de melhor interpretar e executar tais processos.

Nos anos 90, a tecnologia de sistemas de workflow evoluiu muito rapidamente, atuando, ao mesmo tempo, como causa e consequência do também rápido crescimento das infraestruturas de redes de computadores e dos ambientes para interação entre grupos que se formaram em torno dessas infraestruturas. As recentes questões relacionadas ao processamento distribuído e interoperabilidade entre aplicações trouxeram novos desafios à definição e construção de arquiteturas para sistemas de workflow. Hoje, a tecnologia de workflow alcança bem mais do que a redução do fluxo de documentos em papel nas organizações. Os conceitos e paradigmas de trabalho em grupo, protagonizados pelas pesquisas em CSCW (Computer Supported Collaborative Work - Trabalho Colaborativo Suportado por Computador) e groupware (agenda de conferências, correio eletrónico, vídeo conferência, por exemplo) influenciaram a definição destes sistemas como ferramentas para a coordenação do trabalho de equipas, impulsionando o seu desenvolvimento. Além disso, as necessidades de interação intra-organizacionais estenderam-se para níveis inter-organizacionais (Business-to-Business ou B2B), agora contando com o potencial da WWW. Esse facto levou as pesquisas em workflow a um novo patamar voltado para a definição de arquiteturas distribuídas de execução de processos.

O trabalho cooperativo, agora, é descentralizado, de forma a permitir:

• Que cada parte do processo de workflow possa ser executada no local mais apropriado, usando os recursos disponíveis desse local;
• Que cada componente ou fragmento do processo remoto possa progredir o mais independentemente possível dos outros processos com os quais é coordenado;
• Que os dados locais, o estado de execução, as ferramentas e as demais partes do processo de workflow possam ser manuseados remotamente, de acordo com esquemas de segurança de acesso pré-definidos

A tendência de utilização de estações de trabalho com poderes de computação cada vez maiores e as infraestruturas de rede cada vez mais velozes e confiáveis, corroboram para a perpetuação do cenário acima descrito.

Gestão Documental

    A partir da II Guerra Mundial, com o avanço da ciência e da tecnologia, a produção de documentos cresceu a níveis muito elevados que superaram em muito a capacidade de controlo e organização das empresas, que se viram forçadas a procurar soluções para a gestão destes acervos acumulados. A solução para resolver a acumulação de massas documentais, conhecidas como arquivos mortos, é um dos grandes desafios da arquivística.

  Considera-se então a gestão de documentos como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolha para guarda permanente”. Analisando este conceito, pode-se extrair três importantes momentos na gestão documental que são a produção, utilização e avaliação para a determinação do destino destes documentos. Esta determinação deve ser baseada no plano de classificação instituído na empresa, que determinará os prazos que cada documento deve ser mantido em cada fase da sua vida documental, dependendo do momento em que o documento se encontra, será enviado para: 

• Arquivo corrente - é aquele em que os documentos são frequentemente utilizados. Neste momento o arquivo responde muitas vezes pela receção, registo, distribuição, expedição e arquivamento dos documentos. 

• Arquivo intermediário - neste momento os documentos não se encontram em uso corrente, e o seu arquivamento é transitório e a função deste arquivo é principalmente assegurar a preservação, guardando temporariamente e aguardando o cumprimento dos prazos estabelecidos pelas comissões de análise sendo eliminado ou guardado definitivamente, para fins de prova ou pesquisa. 

• Arquivo permanente - Tem como função reunir, conservar, descrever e facilitar a consulta de documentos oficiais não-correntes, tornando-os acessíveis e úteis no momento em que são solicitados, seja para atividades administrativas ou históricas.

SANTOS LOPES, Uberdan dos. - Arquivos e organizações na gestão documental. Biblioteconomia em Santa Catarina, v. 8/9, p. 118, 2003/2004. 

13 de Março

No dia 13/03/2015 o grupo:

• criou, organizou e elaborou a planificação e distribuição das tarefas que este vai realizar ao longo do projeto, tarefas estas que podem ser divididas ou não pelos dois elementos do grupo.
  
• no mesmo dia o grupo criou o blogue para o projeto, que servirá de diário de bordo, pois os elementos do grupo irão publicar diariamente os assuntos estudados. 

Em baixo colocamos a planificação que o grupo criou.

Actividades	Datas	Responsável
Criação da planificação e distribuição de tarefas;	Inicio: 12/03/15	Grupo
Criação do Blog;	Inicio: 12/03/15	Grupo
Revisão da lieratura sobre a gestão documental nas organizações incluindo os sistemas de gestão documental;	Inicio: 12/03/15 Fim: 26/03/15	Eugénio Machado
Revisão de literatura sobre a gestão documental com Workflow;	Inicio: 12/03/15 Fim: 26/03/15	Fábio Pinto
Revisão de literatura sobre o software de gestão documental;	Inicio: 12/03/15 Fim: 26/03/15	Fábio Pinto
Revisão de literatura sobre software de gestão documental com o Workflow;	Inicio: 12/03/15 Fim: 26/03/15	Eugénio Machado
Identificar critérios da gestão documental, e classificando-os;	Inicio: 27/03/15 Fim: 04/04/15	Fábio Pinto
Identificar critérios da gestão documental com workflow, classificando-os;	Inicio: 27/03/15 Fim: 04/04/15	Eugénio Machado
Definir os Workflows para o processamento/planeamento das actividades de ensino da ESEIG;	Inicio: 05/04/15 Fim: 11/04/15	Fábio Pinto
Produzir manual do software utilizado com descrição sobre instalação, parametrização e funcionalidades;	Inicio: 12/04/15 Fim: 26/04/15	Grupo
Produzir manual do utilizador de todas as funcionalidades do sistema de gestão documental com o workflow;	Inicio: 26/04/15 Fim: 10/05/15	Grupo
Organizar, com os restantes grupos, a sessão de apresentação dos projectos;	Inicio: 12/05/15 Fim: 11/06/15	Grupo + Turma
Divulgar a sessão junto da comunidade da escola da ESEIG;	Inicio: 12/05/15 Fim: 11/06/15	Grupo + Turma
Criação de um powerpoint para a primeira apresentação intercalar;	Inicio: 12/03/15 Fim: 09/04/15	Grupo
Primeira apresentação;	Data: 09/04/15	Grupo
Criação de um powerpoint para a segunda apresentação intercalar;	Inicio: 09/04/15 Fim: 21/05/15	Grupo
Segunda apresentação;	Data: 21/05/15	Grupo
Relatório final	Inicio: Ao longo do projeto Fim: 12/06/15	Grupo
Diário de bordo (Blogue)	Ao longo do projeto	Grupo
Poster	Inicio: 22/05/15 Fim: 12/06/15	Grupo
Artigo científico	Inicio: Ao longo do projeto Fim: 12/06/15	Grupo
Apresentação do PowerPoint	Inicio: Ao longo do projeto Fim: 12/06/15	Grupo